Die Gästezahl bestimmt Personal, Warenmenge und Kartenumfang. Als Faustregel rechnet man bei mehrstündigen Events mit zwei bis drei Drinks pro Gast.
Deshalb ist die erwartete Gästezahl eine der ersten Fragen in der Femio-Anfrage.
Im Detail
Hinter der Faustregel steckt Differenzierung: Hitze treibt den Konsum kalter Drinks drastisch nach oben, Abendevents strecken ihn über Stunden, Konferenzen bündeln ihn in Pausenspitzen, und ein junges Publikum bestellt anders als ein gemischtes Familienfest. Aus Gästezahl, Dauer und Eventtyp entsteht die Mengenkalkulation für Ware, Eis und Becher, immer mit Sicherheitsaufschlag, denn ausverkaufte Bestseller um neun sind teurer als Reste um zwölf. Parallel bestimmt die Zahl die Personalstärke, ab bestimmten Größen braucht es zweite Hände, ab weiteren eine zweite Ausgabelinie. Die häufigste Planungsfalle ist Optimismus in beide Richtungen, zu knapp kalkuliert rächt sich sofort, zu üppig bezahlt man unnötig, Erfahrungswerte aus ähnlichen Events sind das beste Korrektiv.
Worauf es ankommt
Auf dem Event
In der Femio-Anfrage ist die Gästezahl bewusst Pflichtfeld, aus ihr entsteht das halbe Angebot: Paketgröße, Personalstärke, Warenmenge und Eisbedarf.
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Häufige Fragen zu Gästezahl-Kalkulation
Was passiert, wenn mehr Gäste kommen als gemeldet?
Die eingeplante Reserve fängt üblich Abweichungen ab. Bei größeren Überraschungen priorisiert die Bar die schnelle Karte, damit alle versorgt bleiben.
Zählt man Kinder bei der Gästezahl mit?
Ja, mit eigenem Profil, mehr Softdrinks, weniger Kaffee. Nennen Sie die Zusammensetzung einfach im Nachrichtenfeld der Anfrage.
Kurz gefasst: Die Gästezahl ist die Rechenbasis des gesamten Einsatzes: Aus ihr folgen Ware, Eis, Personal und Karte, und gute Kalkulation heißt, dass am Ende weder Gäste noch Kisten übrig bleiben.